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Nel panorama sempre più competitivo della digitalizzazione, l’adozione di tecnologie basate sull’intelligenza artificiale rappresenta un punto di svolta cruciale per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e ottenere vantaggi concreti nella gestione dei processi. In questo contesto, vogliamo presentare un caso studio concreto di automazione AI applicata nella gestione degli ordini, questo sviluppo nasce per un’azienda che utilizza il nostro software gestionale Bee.p.

Si tratta di un progetto che unisce la potenza dell’intelligenza artificiale generativa, le funzionalità avanzate di Python per lo sviluppo desktop e un’integrazione solida con database per gestire dati strutturati. In questo articolo spieghiamo il flusso di lavoro tecnico, i vantaggi ottenuti e le potenzialità future di questa soluzione ottimizzata per garantire scalabilità, precisione e rapidità operativa.

Obiettivo del progetto: automatizzare la gestione degli ordini in PDF

Il problema da risolvere era semplice quanto critico: il cliente riceve quotidianamente grandi volumi di ordini in formato PDF, provenienti da fornitori diversi, con layout e formattazioni eterogenee. Fino a poco tempo fa, l’inserimento di questi ordini nel gestionale avveniva manualmente, un’attività ad alta intensità operativa, soggetta a errori umani e con costi in termini di tempo significativi.

La nostra soluzione? Automatizzare l’intero processo, dalla ricezione del PDF all’inserimento dei dati nel gestionale, utilizzando una funzionalità desktop sviluppata in Python, potenziata con l’AI per l’estrazione intelligente delle informazioni

Il flusso di lavoro: AI e automazione perfettamente integrate

Il cuore del progetto è un workflow automatizzato progettato su misura per il cliente e basato su diverse fasi integrate.

1. Caricamento del PDF

Il processo inizia con un’interfaccia user-friendly che consente all’utente di caricare il file PDF dell’ordine direttamente nell’applicazione. Il sistema è pensato per supportare il drag-and-drop, ma può anche essere integrato in flussi più complessi come lettura automatica da cartelle condivise o integrazione con e-mail.

2. Conversione in immagini e codifica Base64

Una volta caricato, il PDF viene convertito in immagini (una per ogni pagina), successivamente, ogni immagine viene codificata in base64, un passaggio necessario per poter inviare i dati in maniera compatibile all’API di GPT-4o, che lavora in parte anche con input visivi, oltre che testuali.

3. Estrazione dei dati via AI

Qui entra in gioco il vero protagonista tecnologico: l’Intelligenza Artificiale. A differenza dei modelli solo testuali può comprendere il contenuto visivo del PDF e estrarre dati strutturati, come:

• Numero ordine
• Data ordine
• Codici articolo
• Descrizioni prodotto
• Quantità
• Prezzo unitario
• Prezzo totale
• Totali
• Fornitore
• Unità di misura

Diamo all’intelligenza artificiale le istruzioni su cosa cercare nel documento, e lei ci restituisce tutte le informazioni già ordinate nel modo in cui servono al cliente.

4. Inserimento dati nel database aziendale

Dopo aver raccolto tutte le informazioni dal documento, il sistema le inserisce in automatico nel gestionale dell’azienda, evitando qualsiasi inserimento manuale.
Prima di salvare i dati, li controlla per assicurarsi che siano corretti e coerenti. Inoltre, registra ogni operazione svolta, così è sempre possibile verificare cosa è stato fatto, quando e con quali dati. Questo rende il processo più sicuro, preciso e facile da monitorare.

Integrazione con il gestionale Beep

Una componente fondamentale è stata l’integrazione con il gestionale Bee.p.. Grazie alla modularità della piattaforma, siamo riusciti a integrare il nuovo flusso AI in modo nativo, senza discontinuità operative.

L’inserimento ordini, una volta eseguito, è immediatamente visibile all’interno del gestionale, dove gli operatori possono monitorare lo stato, modificare eventuali dati o avviare altri processi (fatturazione, magazzino, spedizione).

I vantaggi ottenuti dal cliente

L’adozione di questa soluzione ha portato benefici misurabili già nei primi giorni di utilizzo. Ecco i principali:

🔹 Riduzione del tempo operativo

Il tempo medio per l’inserimento di un ordine si è ridotto da circa 10-15 minuti a meno di 30 secondi, con un risparmio su larga scala che libera il personale da attività ripetitive e poco produttive.

🔹 Maggiore precisione e riduzione degli errori

Grazie all’AI, gli errori umani di digitazione o interpretazione sono stati quasi completamente eliminati. Inoltre, eventuali anomalie nei dati vengono segnalate in automatico.

🔹 Efficienza scalabile

Il sistema è stato progettato per gestire grandi volumi di documenti senza perdita di performance. Questo significa che, in caso di picchi di lavoro, il sistema continua a operare con la stessa efficienza.

🔹 Estendibilità

L’applicazione è facilmente estendibile ad altri tipi di documenti (es. fatture, bolle, DDT) e altre tipologie di dati, come:

• Indirizzi di spedizione
• Informazioni sui fornitori
• Dati finanziari o fiscali

Perché l’AI fa la differenza

L’AI rappresenta un enorme passo avanti, le sue capacità di comprensione multimodale (testo più immagini) la rendono ideale per analizzare documenti PDF che includono tabelle, loghi, layout complessi e formattazioni diverse.

Inoltre, grazie alla sua intelligenza contestuale, è in grado di:

• Ricostruire informazioni mancanti o dedurre significati impliciti;
• Adattarsi a formati PDF diversi senza bisogno di template predefiniti;
• Produrre output strutturati e validi per l’inserimento diretto in sistemi informativi.

Automazione AI: ci sono ancora dubbi?

Questo caso studio dimostra come sia possibile unire AI, sviluppo software e personalizzazione gestionale per affrontare sfide aziendali reali in modo innovativo. Non si tratta di una semplice demo teorica, ma di un progetto già attivo e funzionante, che ha migliorato sensibilmente l’operatività di un’azienda cliente. Abbiamo parlato di AI anche in un altro articolo, leggilo ora!

Vuoi sapere come applicare questa soluzione alla tua azienda?

Se anche tu ricevi ordini, fatture o altri documenti PDF e desideri automatizzare il processo di inserimento e gestione dati, contattaci. Il nostro team può studiare una soluzione su misura basata sull’intelligenza artificiale, integrabile con i tuoi strumenti esistenti.